Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, istnieje spora szansa, że nie założyłeś jej z pasji do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ale, chcąc nie chcąc, wraz z rozwojem działalności, zarządzanie finansami firmy staje się coraz ważniejszą odpowiedzialnością właściciela. Dla wielu prowadzenie finansów jest utrapieniem.
Wszyscy wiemy, że prowadzenie firmy wymaga poświęcenia wielu godzin dziennie i ciężkiej pracy. A to często oznacza, że zadania, takie jak śledzenie wydatków, spadają na dalszy plan. Nie jest to rozwiązanie, ponieważ ta część pracy właściciela firmy odgrywa kluczową rolę w skutecznym zarządzaniu przepływem środków pieniężnych.
Jeśli nie wiesz, ile pieniędzy wydajesz miesięcznie z zarobków firmy, możesz szybko znaleźć się w bardzo trudnej sytuacji. Zwracanie uwagi na wydatki nie tylko pomoże Ci osiągnąć cele finansowe, ale może również zapewnić dodatkowe odliczenia podatkowe.
Więc jak możesz mieć pewność, że mądrze śledzisz swoje koszty w swojej firmie?
Skorzystaj z tych sześciu wskazówek jako przewodnika:
- Trzymaj wydatki służbowe i osobiste oddzielnie. Jednym z największych błędów popełnianych przez wielu właścicieli małych firm jest mieszanie wydatków osobistych z wydatkami firmy. Nie tylko jest to trudne do śledzenia, może to być również problematyczne w przypadku audytu podatkowego. Zawsze używaj oddzielnych kont bankowych, aby płacić rachunki i nosić dwie oddzielne karty kredytowe – jedną używasz do osobistych zakupów i jedną, która jest tylko na wydatki biznesowe.
- Wiedz, co kwalifikuje się jako wydatki służbowe. Według IRS, wydatek biznesowy to taki, który jest zarówno zwykły, jak i konieczny. Zabranie klienta na lunch? To prawdopodobnie kwalifikuje się jako wydatek biznesowy. Zabranie klienta na mecz baseballu po nim? Nowe zmiany w prawie podatkowym spowodowały, że większość wydatków związanych z rozrywką nie podlega już odliczeniu. Skonsultuj się z doradcą podatkowym w celu uzyskania dalszych wyjaśnień.
- Zarejestruj wydatki natychmiast. Wszyscy przechodziliśmy przez wyciąg z karty kredytowej i znaleźliśmy zakupy, których nie pamiętaliśmy. Z tego powodu, ważne jest, aby rejestrować zakupy natychmiast po ich dokonaniu. Takie podejście pomoże zmniejszyć ryzyko błędu księgowego. Dobra wiadomość jest taka, że jest wiele aplikacji, które sprawiają, że jest to szybkie i łatwe.
- Zorganizuj swoje dokumenty księgowe. Nadszedł czas, aby wyrzucić to pudełko na buty pełne pomiętych paragonów. Zamiast tego, zachowaj wszystkie swoje paragony w folderach wg miesięcy. Albo jeszcze lepiej, zeskanuj je lub zrób zdjęcie w telefonie, aby przechowywać je cyfrowo. W przypadku powtarzających się płatności, takich jak prąd czy telefon, utwórz powiadomienie w kalendarzu, abyś mógł pamiętać o wydrukowaniu i zapisaniu rachunku.
- Regularnie przeglądaj swoje wydatki. Musisz wiedzieć na bieżąco, gdzie idą Twoje pieniądze. Sprawdzaj swoje księgi rachunkowe co tydzień, aby upewnić się, że wydatki nie wymykają się z pod kontroli a na koncie bankowym masz wystarczającą gotówkę. Pomoże to zmniejszyć ryzyko odbijania się czeków lub niezapłaconych faktur. Następnie, pod koniec każdego kwartału, przyjrzyj się tendencjom w zakresie wydatków. Pomoże Ci to zidentyfikować obszary, w których można dokonać cięć.
- Korzystanie z technologii może bardzo Ci pomóc. Ręczne prowadzenie księgi rachunkowej lub aktualizacja niekończącego się arkusza kalkulacyjnego może być trudne i naraża Cię na błędy. Na szczęście istnieje wiele aplikacji mobilnych i narzędzi internetowych, które mogą wykonać tę pracę za Ciebie. Jeśli masz już oprogramowanie księgowe, główni gracze, tacy jak Concur i QuickBooks, mogą być dobrym rozwiązaniem. Ale istnieje wiele innych bardzo dobrych i często tanich opcji takich jak Zoho Expense, Expensify, Rydoo i Shoeboxed i wiele innych.
Jako właściciel małej firmy, masz dużo na głowie. Więc jeśli chodzi o ochronę wszystkiego, co zbudowałeś, potrzebujesz kogoś, na kogo możesz liczyć.
Metropolitan Insurance Group oferuje polisy biznesowe Erie Insurance, najlepszej firmy ubezpieczeniowej pod względem obsługi klienta na rynku.
Skontaktuj się z nami już dziś a pomożemy zabezpieczyć to, co dla Ciebie najcenniejsze: 7732299891